dinsdag 6 september 2011

Teamwork


Maandagochtend. Om tien voor negen sta je voor de deur van het kopiecenter. Met een vriendelijk ‘beter te vroeg dan te laat’ wordt er voor je open gedaan. Je haalt de affiches en de vouchers voor Informatie aan Zee op, brengt nog snel een kostuum naar de droogkuis en komt met een kleine vertraging op het werk aan. Met Marc bekijk je de kwaliteit van het drukwerk. Het bevat nuances die we niet verwacht hadden. Niemand zal het merken, maar mooi is het wel. Hopen maar dat het niet verdwijnt in het niet, daar in dat reusachtige Kursaal.

Suzy is goed gestart. Pas in dienst en binnen tien dagen, in Oostende, leidt ze de opbouw van de beurs in goede banen. Ze blijft er rustig onder. Klaartje heeft haar goed gebrieft. Ze hebben nog even tijd om samen alles te overlopen, voor Klaartje met zwangerschapsverlof gaat. Later op de dag zal blijken dat ze ook al verder gekeken hebben dan 14, 15 en 16 september.

De jobstudenten zijn al aan de slag: beurstasjes vullen in de vergaderzaal. Je brengt eerst het papierwerk in orde en laat hen dan boven aan iets anders werken. De vergaderzaal hebben we nog nodig voor een rondetafelgesprek en de badges versturen naar de deelnemers is dringender. Bilen legt uit wat er moet gebeuren. De rest van de dag zitten Anna en Karen te knippen, vouwen & plakken. Bandwerk, het lot van de jobstudent.

Het werkoverleg concentreert zich op de belangrijkste thema’s: de nieuwe website en – vooral – het congres. Het gaat snel, al wordt er wat gepalaverd over een formulering. Je hoopt dat Suzy het allemaal kan volgen. Tom zal nog microfoontjes halen, zodat we extra podcasts kunnen maken.

Tijdens de middag toont Julie een alternatief voor twitterfountain en wat later overloop je met haar nog even de aanpak voor het gesprek met de provincies. De rondetafel, input voor een artikel in META, tijdschrift voor bibliotheek & archief, verloopt geanimeerd. We zitten opeengepakt tussen dozen met promotiemateriaal, beurstasjes, blocnotes, balpennen en beursgidsen.

Tussendoor verzet je nog wat werk voor de nieuwe website: Databanken combineren, data herstructureren. Het moet ’s avonds nog de deur uit. Mails bekijk je maar met een half oog. Alleen de belangrijkste lees je: die over leenrecht, de afspraak op Informatie, de opleiding bij de SERV rond de beroepscompetentieprofielen.

Een hele dag heb je om je heen gevoeld hoe mensen zich inzetten, hoe ze hun aandacht voor hun dagelijkse werk combineren met een extra inzet voor het evenement dat nu snel naderbij komt. Iedereen gefocust, geconcentreerd op de eigen bijdrage. Je hoort ze wel eens verzuchten dat we niet echt een team vormen. Vaak eten we ’s middags zwijgend onze boterhammen op. We trekken niet samen op na het werk. Maar je ziet wel hoe iemand nieuw onmiddellijk opgevangen en wegwijs gemaakt wordt, hoe taken onderling afgestemd worden. Voor de helft van ons is dit de eerste Informatie. Ze weten niet echt wat hen te wachten staat. Maar het raderwerk loopt gesmeerd. Niet in de laatste plaats dank zij de ervaring van de vorige edities. De documenten en draaiboeken, opgesteld en bijgeschaafd door mensen die hier niet meer werken, maar die zo toch nog een beetje deel uitmaken van dit team dat denkt er geen te zijn.